從麥當勞進入台灣市場帶動速食革命到今天的便利超商、生鮮超市、休閒食品、快速沖印、乾洗連鎖、批發倉庫、以至大型書局;連鎖店經已蔚為風尚,且愈演愈烈,傳統商店已面臨生存競爭的挑戰。
就圖書市場而言,面對資訊爆炸的時代,如何有效的建立管理制度以因應瞬息萬變的市場競爭與內部繁雜的事務是經營者最重要的課題,而在整體經營管理上,舉凡立地條件、商品結構、賣場佈置,以至於服務品質及行銷策略均足以影響經營者成敗之要因。而電腦化制度的建立,正可以強化專業管理、暢通物流、提高服務品質、以及拓展行銷通路。對一連鎖店而言,解決此四大問題也就達到管理的目的了。
僅管書店業者觀念上已逐漸能接受電腦化管理,且實務上也迫切需要導入電腦化管理,但往往鑑於同業初期電腦化失敗例證;資料蒐集、建立困難;原印條碼普及不高;人員訓練問題;投資效益問題等而裹足不前。事實上就現今環境而言,只要細心規畫,前置作業準備充份,問題都可以迎刃而解。
電腦化成敗關鍵在初期系統分析時即已決定大半,千萬不可急就章,走一步算一步,否則停擺而得從頭來過時,損失則不只是金錢而已。所以在系統規畫時即應確實瞭解整體作業流程,方能發輝電腦之強大功能,避免不必要損失。
就目前出版社及發行公司而言,已電腦化作業者占大部份,這對門市自動化而言有相當助益。單就資料建檔而言就可省下不少功夫。
就流通而言,國際條碼的延用有其必然性與方便之處。在系統設計之初不可不注意。而其普及率多寡應是業者最關心的問題,就現階段公司所輔導多家客戶所蒐集的國際書號已逾十萬筆,且不斷迅速增加。十萬筆國際書碼所佔所有書圖的比率並不高,但就流通而言,其原印條碼之普及率已達七至八成。
就一成熟的應用軟體而言,應該是每個人都能操作自如,甚至連操作手冊都不用,所有的操作指引在螢幕即可查詢,就像操作股票軟體,你可以不用學電腦;開車你可以不需要學會修車一般。而已目前電腦教學的普及,一般高職學生其中文輸入速度就如同其珠算一般,已相當快速,因此電腦操作人員之尋求及訓練已不是想像中那麼困難。
硬体架構與軟體系統選擇,在電腦化初期規畫時即應審慎評估,必需考慮未來擴充及向上延伸能力。以目前個人電腦的效益而言,配合網路系統即可達大型電腦多人操作的功能,且投資成本最低,較適合一般門市使用。
在硬體配置方面。總公司配備個人電腦一台,透過電腦連線取得各分店每日之銷售、進貨資料,以作為統計分析之用;各分店依現場實際狀況,配置數台工作站,並以網路連線,可獨立做進貨、採購、建檔工作;新書資料,建議由各分店建檔,透過數據專線即可傳送至總管理處;各分店每天於打烊後〈或中午休息時間〉傳送銷售資料與進貨資料至總管理處;總管理處每天於各分店營業前,傳送並更新各分店之主檔資料;硬體配備收銀機及採購工作站可視實際需要增減。
連鎖店之管理,為達到資料建檔的一致性與管理的單一化,一般都採行中央集權制,由總管理處統一採購、統一建檔,但以國內目前環境而言,在產業全面自動化的理想尚未實現、流通的標準尚未制定前,加上內部各種流通管理較單店來得更繁複,因此推行起來確實有其困難。因此在初步實施電腦化作業前,我們建議先完成單店自動化管理模式再做整合管理,可得以下之功效:
壹‧各分店分工或賦權特屬分店於現場建檔,可掌握最新且正確之資料來源。
貳‧總公司接收各分店每日傳送過來之進貨、銷貨及新書資料,統籌、分析、彙整可明確掌握各分店營運狀況,以答監督與管理之原則。
參‧累積自動化管理的經驗與成果,可提高員工士氣與信心,經驗移轉容易。分段實施可避免初期巨額投資降低風險。
肆‧以各店獨立採購、進貨可使各分店人力充份運用,達到分權與分工的目的及掌握進、銷貨管理之最高時效。

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